Nuestro Trabajo

Para Chic Planning es esencial dar a conocer el valor que agrega un coordinador en la planificación, diseño y ejecución de un evento. Un coordinador de eventos tiene a cargo la labor de interpretar las necesidades del cliente y poder materializarlas para garantizar que las reuniones, conferencias, lanzamientos y celebraciones se ejecuten de la forma más eficiente y fluida posible. Estos eventos están diseñados para unir a la gente, ya sea para fines comerciales, de recreo o deportivas.

Por lo que contamos con ideas innovadoras y originales para el evento que estas soñándo. Nos encargamos de la planificación y del desarrollo íntegro, brindamos soluciones inmediatas y contamos con profesionales que te ofrecen el mejor asesoramiento.

Un poco de nuestro trabajo:

PlaNIFICACIÓN
  • Reunirse con el cliente y obtener una clara comprensión de sus necesidades y deseos específicos, informarse sobre la identidad de la organización, el propósito  del evento, el mercado al que se dirige y los requisitos especiales que puedan tener.
  • Investigar la causa del evento y agregar valor al hacer sugerencias y alternativas innovadoras de abastecimiento.
  • Presentar al cliente diversas opciones y asegurarse de contratar aquellas que el cliente elija.
  • Colaborar en la planificación y la elaboración de un presupuesto razonable y  comprometerse a adherirse a él en todo el proceso de coordinación del evento.
  • Estar atento y obedecer todas las políticas y procedimientos establecidos por el cliente para cumplir con todos los programas de planificación.
  • Ejecución:
  • Coordinar todos los aspectos técnicos, y logística del evento, con capacidad de decisión y respuesta inmediata, y dedicado de tiempo completo desde el montaje y durante el transcurso del evento.
  • Buscar oradores y expositores, cuando sea parte de los servicios convenidos con el cliente.
  • Buscar y reservar salas, alojamiento y traslados para los delegados o invitados y exponentes que así lo requieran.
  • Buscar voluntarios o contratar personal para cubrir los diversos aspectos del evento (meseros, personal del bar, valet parking para el estacionamiento, acomodadores, etcétera).
  • Asegurarse que todos los contratos y los depósitos estén en orden y dentro del tiempo requerido.
  • Mantener el contacto con los proveedores de servicios externos para facilitar el buen funcionamiento del evento en todo el proceso de planificación.
  • Gestión de la escritura, impresión y distribución de las invitaciones y asegurar la  recepción de las mismas, así mismo de los programas, menús y otros materiales impresos.
  • Coordinar la distribución de material de marketing que se haya requerido para el evento (siempre en coordinación con el área de mercadeo, relaciones públicas o comunicación social).
    Seguimiento y evaluación:
  • Generar al cliente reportes periódicos sobre los avances en la organización y desarrollo del evento.
  • Llevar a cabo una encuesta de satisfacción al cliente para medir el cumplimiento de objetivos.
  • Presentar un reporte final breve sobre la ejecución del evento que contemple (número final de asistentes, solicitudes adicionales que se hayan presentado durante la ejecución del evento, y cualquier eventualidad que deba ser del conocimiento del cliente).